1.硬件設(shè)備購置成本：這是最直接的核心投入。

*顯示設(shè)備：大型會(huì)議平板、高清投影儀、大尺寸液晶顯示器、升降式或桌面式智能終端（平板電腦或?qū)Ｓ脮?huì)議終端）等。

*輸入設(shè)備：無線投屏器、專用觸控筆、電子白板、支持手寫的平板電腦。

*核心設(shè)備：無紙化會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器（用于本地部署）、會(huì)議管理系統(tǒng)主機(jī)、文件存儲(chǔ)服務(wù)器（NAS或云存儲(chǔ)初期投入）。

*輔助設(shè)備：高性能路由器/交換機(jī)（保證網(wǎng)絡(luò)流暢）、充電車/柜（用于設(shè)備集中充電管理）、備用電池等。

2.軟件系統(tǒng)成本：

*無紙化會(huì)議系統(tǒng)軟件：購買永久授權(quán)許可費(fèi)或按年/月支付的訂閱服務(wù)費(fèi)（SaaS模式）。

*會(huì)議管理平臺(tái)軟件：可能包含在系統(tǒng)內(nèi)或需要單獨(dú)采購。

*操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件：終端設(shè)備（如平板）所需的操作系統(tǒng)（如Windows,Android,iOS）和必要的辦公軟件（如文檔閱讀、批注工具），可能需要額外許可。

*定制開發(fā)費(fèi)用：如果標(biāo)準(zhǔn)軟件無法滿足特定需求（如與現(xiàn)有OA、ERP集成），可能產(chǎn)生定制開發(fā)費(fèi)用。

3.基礎(chǔ)設(shè)施改造與升級(jí)成本：

*網(wǎng)絡(luò)布線/升級(jí)：會(huì)議室新增網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)位、升級(jí)網(wǎng)絡(luò)帶寬（特別是支持多設(shè)備高清投屏）、部署專用高密度無線AP（Wi-Fi6/6E）。

*電力改造：增加電源插座（尤其是會(huì)議桌下方）、規(guī)劃設(shè)備集中供電方案。

*會(huì)議室環(huán)境改造：可能涉及拆除舊設(shè)備（如投影幕布）、調(diào)整家具布局以適應(yīng)新設(shè)備、安裝設(shè)備支架/升降機(jī)構(gòu)、改善照明或遮光以適應(yīng)屏幕顯示。

4.實(shí)施與服務(wù)成本：

*系統(tǒng)集成與安裝調(diào)試費(fèi)：供應(yīng)商或集成商提供的設(shè)備安裝、系統(tǒng)部署、網(wǎng)絡(luò)配置、調(diào)試服務(wù)費(fèi)用。

*舊系統(tǒng)遷移/數(shù)據(jù)初始化費(fèi)：將歷史會(huì)議資料、用戶信息等遷移到新系統(tǒng)的費(fèi)用。

*培訓(xùn)費(fèi)用：對管理員和最終用戶進(jìn)行操作、管理、維護(hù)的培訓(xùn)費(fèi)用（可能按場次或人數(shù)計(jì)費(fèi)）。

5.運(yùn)維與維護(hù)成本：

*硬件維護(hù)費(fèi)/備件費(fèi)：設(shè)備保修期外的維修保養(yǎng)費(fèi)用、購買備用設(shè)備或關(guān)鍵備件（如電源適配器、觸控筆）。

*軟件升級(jí)/服務(wù)費(fèi)：年度軟件升級(jí)服務(wù)費(fèi)、技術(shù)支持服務(wù)費(fèi)（SaaS模式通常包含）。

*云服務(wù)訂閱費(fèi)：如果采用云存儲(chǔ)、云會(huì)議功能等，需持續(xù)支付訂閱費(fèi)用。

*耗材費(fèi)用：雖然無紙化，但可能仍有少量打印需求（如最終簽字文件）、觸控筆筆芯、屏幕清潔用品等。

6.間接與隱性成本：

*內(nèi)部人力成本：項(xiàng)目規(guī)劃、選型、協(xié)調(diào)、內(nèi)部測試、推廣所耗費(fèi)的員工工時(shí)。

*過渡期效率損失：員工適應(yīng)新系統(tǒng)過程中可能出現(xiàn)的效率暫時(shí)下降。

*風(fēng)險(xiǎn)成本：系統(tǒng)故障導(dǎo)致會(huì)議中斷、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)等潛在成本（可通過備份、冗余設(shè)計(jì)、安全投入來降低）。

在進(jìn)行預(yù)算規(guī)劃時(shí)，建議廣州欣力高公司詳細(xì)列出上述各項(xiàng)，并根據(jù)會(huì)議室規(guī)模、功能需求（基礎(chǔ)功能還是高級(jí)功能如投票、同傳）、部署模式（本地化還是云化）進(jìn)行具體詢價(jià)和評(píng)估，同時(shí)預(yù)留一定的不可預(yù)見費(fèi)用。